Jeszcze przed rozpoczęciem przewozu trzeba ustalić sporo najmniejszych elementów, które później wpływają na sposób realizacji całego zlecenia. Nie chodzi wyłącznie o wskazanie miejsca odbioru i dostawy. Znaczenie ma rodzaj towaru, jego masa, objętość, liczba opakowań, sposób zabezpieczenia a także warunki panujące w punktach przeładunkowych.
W przypadku ładunków o niekonwencjonalnych wymiarach konieczne może być wcześniejsze sprawdzenie możliwości dojazdu i przygotowanie dobrego pojazdu. Przy standardowych przesyłkach także występują ograniczenia, choć na prawdę często są mniej widoczne. W magazynie może brakować miejsca na oczekiwanie samochodu, dostawa może być przyjmowana tylko w określonych godzinach, a załadunek może wymagać wcześniejszego przygotowania towaru. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają zebrania dokładnych danych przed postanowieniem dokładnego harmonogramu. Każda zmiana na tym etapie może mieć wpływ na kolejne decyzje, w szczególności gdy pojazd ma realizować więcej niż jeden przewóz w ciągu dnia.
Przy kształtowaniu trasy warto patrzeć szerzej niż jedynie na liczbę kilometrów. Droga wybrana na bazie mapy może w rzeczywistych ustaleniach okazać się mniej praktyczna ze względu na ograniczenia dla cięższych samochodów, remonty, utrudnienia komunikacyjne albo skomplikowany dojazd do miejsca rozładunku. W przewozach obejmujących kilka punktów znaczenie moraz kolejność wizyt. Ładunek powinien być rozmieszczony w pojeździe w taki sposób, by dostęp do poszczególnych przesyłek odpowiadał kolejności rozładunków. W przeciwnym wypadku w trakcie postoju może być potrzebne przesuwanie innych towarów, co wydłuża obsługę. Zdarza się, że korzystniejsza okazuje się trasa nieco dłuższa, ale pozwalająca zachować zawarte godziny przyjęć. Innym razem niewielka zmiana kolejności punktów może ograniczyć liczbę dodatkowych czynności. Takie decyzje zależą od konkretnego przewozu i nie da się ich sprowadzić do jednego uniwersalnego schematu.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują też kontrolę informacji pojawiających się już w trakcie realizacji zamówienia. Przewóz może przebiegać w zgodzie z planem, ale wystarczy opóźnienie w trakcie załadunku, aby niezbędne było ponowne sprawdzenie kolejnych godzin. Przy krótkiej trasie różnica kilkudziesięciu minut może nie mieć większego znaczenia, jednakże przy kilku zaplanowanych dostawach wpływa już na cały harmonogram. Z tego powodu istotne jest aktualne przekazywanie informacji pośród osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie towaru, organizację przewozu i jego odbiór. W praktyce problemem bywają też rozbieżności między wcześniejszymi danymi a stanem realnym. Jeżeli liczba palet jest większa niż podano lub towar zajmuje więcej miejsca, może pojawić się konieczność zmiany sposobu załadunku. Bardzo podobnie działa informacja o zmianie godzin pracy magazynu. Z pozoru niewielka korekta może wymusić przesunięcie całej sekwencji przejazdu.
Przy regularnych przewozach szczególnie przydatne staje się analizowanie rzeczywistego przebiegu wcześniejszych zleceń. Sam zamiar nie pokazuje, ile czasu de facto trwał załadunek, gdzie występowały postoje i w których miejscach pojawiały się trudności z przyjęciem towaru. Takie dane mogą mieć znaczenie przy przygotowywaniu kolejnych harmonogramów. Jeżeli dany punkt regularnie wymaga dłuższego oczekiwania, warto uwzględnić to w planie zamiast zakładać czas wynikający wyłącznie z odległości. Tak samo można oceniać wykorzystanie przestrzeni pojazdu oraz częstotliwość sytuacji, w których konieczna była zmiana kolejności dostaw. W przewozach międzynarodowych dochodzą dodatkowe czynniki, w głównej mierze różnice w organizacji ruchu, przepisy aktualne na poszczególnych trasach a także czas niezbędny na czynności powiązane z przekraczaniem granic. W efekcie planowanie transportu pozostaje procesem zależnym zarówno od danych otrzymanych przed wyjazdem, jak i od warunków, które ukazują się dopiero w trakcie realizacji zlecenia.
Więcej informacji na stronie: transport drogowy Kraków.