Dobrze działająca organizacja przepływu towarów wymaga znacznie więcej niż samego przewozu ładunku z jednego miejsca do drugiego. W praktyce znaczenie ma kolejność działań, przystępność środków transportu, sposób przygotowania przesyłek a także obieg informacji między uczestnikami procesu. Właśnie dlatego usługi logistyczne mogą obejmować sporo różnych czynności, od planowania dostaw i magazynowania po obsługę dokumentacji czy administrowanie terminów realizacji.
Zakres takich działań uzależniony jest od rodzaju produktów, częstotliwości wysyłek i sposobu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Innych rozwiązań wymaga regularna dystrybucja niewielkich przesyłek, a innych transport większych partii towaru. Przy kształtowaniu należy także brać pod uwagę sytuacje nietypowe, tj. opóźnienia, zmiany ilości zamówień lub konieczność zmiany trasy podczas realizacji zlecenia.
W części przedsiębiorstw zadania związane z transportem i magazynowaniem pozostają wewnątrz organizacji, jednak możliwe jest także przekazanie wybranych procesów podmiotowi zewnętrznemu. Logistyka zewnętrzna znaczy w takiej sytuacji powierzenie określonych czynności wyspecjalizowanemu wykonawcy, przy zachowaniu ustalonego podziału odpowiedzialności. Nie musi to oznaczać przekazania całego procesu. Jedna firma może zlecić jedynie magazynowanie i kompletowanie zamówień, inna także transport, obsługę zwrotów czy przygotowywanie dokumentów. Istotne jest precyzyjne określenie zakresu współpracy, ponieważ niejasny podział obowiązków może powodować problemy przy reklamacjach, zmianach terminów albo brakach w dokumentacji. W praktyce szczególnie na prawdę istotna okazuje się wymiana aktualnych informacji, ponieważ dosłownie bardzo dobrze zaplanowany transport może wymagać korekty, gdy zmienią się warunki po stronie nadawcy albo odbiorcy.
Przy szerszym zakresie obowiązków pojawia się rola podmiotu, który koordynuje poszczególne elementy całego procesu. Operator logistyczny może zajmować się organizacją przewozów, pracą magazynu, przeładunkami, kompletacją oraz przekazywaniem informacji o statusie przesyłek. Zakres jego obowiązków nie jest jednak zawsze dokładnie taki sam i powinien wynikać z przyjętego modelu obsługi. Znaczenie ma też rodzaj przewożonych towarów. Towary wymagające określonych warunków przechowywania, produkty o niezbyt długim terminie przydatności czy ładunki o niestandardowych wymiarach wymagają innych ustaleń niż typowe przesyłki. W takich przypadkach samo zaplanowanie trasy nie wystarcza. Należy uwzględnić w głównej mierze sposób załadunku, przystępność powierzchni magazynowej, czas postoju a także oczekiwania dotyczące dokumentacji.
Ocena organizacji procesów logistycznych wymaga spojrzenia na cały przebieg dostawy, a nie tylko na jej końcowy etap. Opóźnienie może powstać w magazynie, w trakcie kompletowania zlecenia, przy przekazywaniu informacji lub na etapie transportu. Z tego powodu przy analizowaniu współpracy z zewnętrznym podmiotem warto ustalić, które czynności są realizowane przez poszczególne strony i w jaki sposób przekazywane są informacje o zmianach. Znaczenie mają również kwestie powiązane z sezonowością, ponieważ okresowe zwiększenie liczby zamówień może wymagać dodatkowej powierzchni, pracowników lub środków transportu. Z kolei przy mniejszej liczbie wysyłek część przedtem przyjętych rozwiązań może okazać się niepotrzebna. Logistyka jest więc procesem zależnym od wielu zmiennych, a sposób jej organizacji może być modyfikowany wraz ze zmianą wielkości sprzedaży, rodzaju asortymentu i kierunków dostaw.
Zobacz także: usługi spedycyjne.