Wymiana danych pośród programami księgowymi, systemami sprzedażowymi i centralnymi rejestrami wymaga dziś nie tylko dobrego oprogramowania, niemniej jednak też przemyślanego sposobu komunikacji. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur ważną rolę odgrywa KSeF API, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających programom zewnętrznym komunikowanie się z systemem. W praktyce znaczy to, że użytkownik nie musi każdej operacji wykonywać ręcznie w osobnym środowisku, ponieważ określone czynności mogą być realizowane wprost z poziomu zintegrowanego kodu.

Samo połączenie systemów nie sprowadza się jednakże do przesłania dokumentu. Należy uwzględnić sposób uwierzytelniania, strukturę danych, obsługę odpowiedzi systemu a także sytuacje, w których komunikacja zostanie przerwana albo przekazane dane okażą się nieprawidłowe.

Integracja z KSeF API wymaga przede wszystkim ustalenia, jakie informacje mają być przekazywane i w którym momencie. W prostym wariancie system sprzedażowy może przygotować dane faktury, a następnie przekazać je do odpowiedniego interfejsu. Bardziej rozbudowane rozwiązania mogą dodatkowo pobierać informacje o statusie dokumentu, identyfikatorze nadanym przez system czy wynikach przetwarzania. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie tych etapów. Samo wysłanie danych nie powinno być traktowane jako równoznaczne z zakończeniem całego procesu, ponieważ system zewnętrzny musi jeszcze stosownie zareagować na otrzymaną odpowiedź. Jeżeli wystąpi błąd, potrzebna jest informacja pozwalająca ustalić jego przyczynę i zdecydować, czy dokument należy poprawić, przesłać ponownie, czy pozostawić do następnej obsługi. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większej liczbie faktur, gdzie ręczne sprawdzanie każdego przypadku bardzo szybko staje się czasochłonne.

Przy projektowaniu takiego połączenia warto też uwzględnić różnice wśród środowiskiem testowym a produkcyjnym. Kod odpowiedzialny za komunikację może działać poprawnie w trakcie prób, a pomimo to wymagać dodatkowych zmian przed wykorzystaniem w realnym obiegu dokumentów. Znaczenie mają także limity, czas odpowiedzi a także sposób reagowania na chwilową niedostępność usługi. W dobrze zaplanowanym rozwiązaniu nie zakłada się, że każda operacja zakończy się natychmiastowym powodzeniem. System powinien przechowywać informacje potrzebne do późniejszej testom i pozwalać odtworzyć przebieg operacji. Przydatne okazuje się też logowanie komunikatów technicznych, choćby zakres zapisywanych danych powinno się dobrać tak, ażeby nie tworzyć niepotrzebnego zbioru informacji.

Kolejną kwestią jest dopasowanie integracji do sposobu pracy konkretnego przedsiębiorstwa. Całkiem inaczej może wyglądać obieg faktur wystawianych pojedynczo, a inaczej proces obejmujący setki lub tysiące dokumentów generowanych automatycznie. W pierwszym przypadku część czynności może pozostać pod kontrolą użytkownika, jednak przy wielkiej skali większe znaczenie zyskują automatyczne kolejkowanie, ponawianie operacji i monitorowanie statusów. Należy też przewidzieć, co stanie się z dokumentem w systemie źródłowym, gdy przekazanie danych do KSeF zakończy się błędem. Zbyt prosta logika może prowadzić do powstawania rozbieżności pomiędzy lokalną bazą a stanem dokumentów w systemie centralnym. Dlatego KSeF API powinno się traktować nie jako pojedyncze połączenie techniczne, lecz jako detal całego procesu obiegu faktur, w którym znaczenie mają zarówno dane wejściowe, komunikacja, jak i dalsze przetwarzanie otrzymanych informacji.

Sprawdź: KSeF API dokumentacja.