Codzienna obsługa dostaw wymaga implementacji wielu czynności, które na 1-wszy rzut oka mogą wydawać się niezależne. Przyjęcie ładunku, sprawdzenie jego ilości, rozmieszczenie w odpowiednim miejscu i późniejsze przygotowanie do wysyłki tworzą jeden ciąg działań. Jeżeli któryś stopień zostanie zaprojektowany z opóźnieniem, kolejne zadania mogą zostać przesunięte.

Z tego powodu usługi logistyczne są na prawdę bardzo często traktowane jako szerszy proces obejmujący nie tylko i wyłącznie przewóz, lecz także organizację pracy magazynu i obieg informacji. W praktyce znaczenie ma dosłownie sposób oznaczania towarów. Nieczytelne etykiety, różne nazwy tych samych towarów w dokumentach albo brak aktualnych danych o lokalizacji mogą wydłużyć kompletację. Przy większej liczbie zamówień pojedyncze utrudnienie zaczyna się powtarzać, a wówczas wpływa już na cały rytm pracy. Planowanie logistyki wymaga zatem uwzględnienia detali, które przy małej skali działalności mogą pozostać niezauważone.

Nie właściwie każde przedsiębiorstwo utrzymuje swoje zaplecze potrzebne do obsługi wszystkich etapów przepływu towarów. W takim wypadku stosowana bywa logistyka zewnętrzna, czyli przekazanie wybranych czynności innemu podmiotowi. Zakres może zostać ograniczony do transportu, ale może także obejmować magazynowanie, przygotowanie zamówień, przeładunki albo obsługę zwrotów. Przy ustalaniu takiego modelu istotne jest określenie, gdzie kończą się obowiązki jednej strony, a zaczynają drugiej. Szczególnego znaczenia nabierają momenty przekazania towaru i informacji. O ile wiadomość o zmianie zlecenia dotrze dopiero po rozpoczęciu kompletacji, konieczne może być ponowne przygotowanie przesyłki. Podobne sytuacje występują przy zmianach terminów odbioru. Dlatego procedury powinny uwzględniać także odstępstwa od standardowego przebiegu pracy, a nie tylko typowy scenariusz.

Przy większej liczbie operacji poszczególne zadania mogą być koordynowane przez operatora logistycznego. Jego zakres pracy może być różny w zależności od przyjętych ustaleń. W jednym przypadku zajmuje się tylko transportem, w innym przejmuje także czynności magazynowe i powiązane z przygotowaniem wysyłek. Ważnym elementem pozostaje dostęp do danych dotyczących przesyłek, stanów magazynowych i terminów. Bez aktualnych informacji wręcz bardzo dobrze zaplanowany harmonogram może wymagać przemian. W praktyce kłopoty na prawdę bardzo często ukazują się wówczas, gdy kilka osób korzysta z różnych wersji tych samych danych. Jedna osoba widzi zamówienie jako gotowe, podczas gdy inna ma informację o jego zmianie. Powstaje wtedy konieczność dodatkowej weryfikacji, a czas przeznaczony na obsługę rośnie. Przy wyborze sposobu organizacji procesów trzeba więc brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie fizyczny wymianę towaru, niemniej jednak też to, jak informacje przemieszczają się między magazynem, transportem i odbiorcą.

Istotnym czynnikiem jest także zmienność zapotrzebowania. Liczba wysyłek nie zawsze utrzymuje się na podobnym poziomie, a okresowe wzrosty mogą powodować większe obciążenie magazynu i transportu. W takich momentach ograniczeniem może okazać się brak wolnych miejsc, niewystarczająca liczba pracowników lub zbyt mała liczba dostępnych terminów załadunku. Problem może wystąpić także w przeciwnym kierunku, gdy utrzymywane wcześniej zasoby są wykorzystywane znacznie rzadziej. Dlatego organizacja procesów logistycznych powinna uwzględniać ich rzeczywistą skalę i zmiany zachodzące w czasie. Pomocne jest analizowanie, gdzie powstają przestoje, ile czasu zajmuje kompletowanie zamówień oraz jak na prawdę często występują korekty dokumentów lub przesunięcia terminów. Takie obserwacje pozwalają wskazać konkretne etapy wymagające zmiany, bez zakładania z góry, że przyczyną każdego problemu jest transport lub praca magazynu.

Dodatkowe informacje: magazynowanie Małopolskie.