Wybór systemu informatycznego w zakładzie usługowym to dopiero początek modyfikacji, ponieważ samo uruchomienie skryptu nie znaczy jeszcze, że będzie on poprawnie wykorzystywany. W praktyce bardzo dużo sugestie wymaga dopasowanie sposobu pracy do sposobów systemu oraz określenie, które procesy powinny zostać zmienione, a które lepiej pozostawić bez większych modyfikacji. Dotyczy to zarówno obiegu dokumentów, ewidencji danych, obsługi dystrybucji, gospodarki magazynowej, jak i rozliczeń.

Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnych obszarach działalności, dlatego sposób jego konfiguracji zależy w głównej mierze od wielkości organizacji, liczby użytkowników a także zakresu realizowanych operacji. Im bardziej rozbudowane są procesy, tym większe znaczenie ma wcześniejsze uporządkowanie danych i zasad pracy.

Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko kwestie techniczne powiązane z instalacją lub konfiguracją systemu. Istotnym etapem jest analiza tego, jak poszczególne czynności są wykonywane przed rozpoczęciem pracy z nowym wyjściem. W tym miejscu często wychodzą na jaw powtarzające się operacje, ręczne przepisywanie informacji lub wykorzystywanie z kilku niezależnych źródeł danych. Zmiana systemu może zatem wymagać podjęcia wyborów, które informacje mają zostać przeniesione, jak powinny wyglądać uprawnienia użytkowników i kto będzie odpowiadał za poszczególne obszary. Nie każdy dotychczasowy sposób działania da się przenieść bez zmian. Nierzadko niezbędne jest dopasowanie procedur do dostępnych funkcji, innym razem potrzebna jest dodatkowa konfiguracja.

Duże znaczenie ma także jakość danych wprowadzanych do systemu. Nieaktualne kartoteki, powielone rekordy czy niespójne oznaczenia mogą utrudniać późniejszą pracę niezależnie od tego, jakie funkcje oferuje oprogramowanie. Z tego powodu przygotowanie danych jest jednym z etapów, którego nie warto traktować jedynie jako czynności technicznej. W przedsiębiorstwach, w których z systemu korzysta wiele osób, trzeba również ustalić zasady wprowadzania i aktualizowania informacji. Całkiem inaczej może wyglądać praca osoby zajmującej się sprzedażą, inaczej magazyniera, a jeszcze całkiem inaczej pracownika odpowiedzialnego za księgowość. Oprogramowanie Comarch daje możliwość obsługiwać różnorakie procesy, ale sposób użycia dostępnych modułów powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb organizacji, a nie z samej liczby dostępnych funkcji.

Na przebieg modyfikacji wpływa też przygotowanie pracowników do korzystania z nowego środowiska. Dosłownie prawidłowo skonfigurowany system może być wykorzystywany w ograniczonym zakresie, jeżeli już konsumenci nie znają nowych procedur albo nie rozumieją, jakie znaczenie ma poprawne wprowadzanie danych. W praktyce pierwsze tygodnie pracy na prawdę często ujawniają sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych ustaleń. Pojawiają się pytania dotyczące konkretnych operacji, wyjątków od przyjętych zasad czy dostępu do określonych informacji. Dlatego wdrożenia Comarch należy postrzegać jako proces obejmujący zarówno konfigurację rozwiązania, przygotowanie danych i procedur, jak i organizację codziennej pracy użytkowników. Zakres tych działań może być różny w zależności od przedsiębiorstwa, a ich konsekwencje są widoczne głównie w sposobie obiegu informacji i wykonywania powtarzalnych czynności.

Zobacz: program comarch erp optima łódź.