W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wtedy, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich przypadkach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, natomiast sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.

Znaczenie ma głównie dopasowanie jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Przeciwnie wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, całkiem inaczej firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze zupełnie inaczej organizacji, w której system musi obsługiwać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe albo kadrowe. Przed podjęciem decyzji warto zatem określić, które czynności mają zostać zmienione, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu oraz gdzie obecnie powstają najczęstsze usterki i opóźnienia.

Samo uruchomienie systemu nie znaczy jeszcze, że procesy w firmie zostaną automatycznie uporządkowane. W praktyce na prawdę dużo zależy od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przeróbek. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorakie obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac niezbędne jest uwarunkowanie, które moduły i funkcje będą realnie wykorzystywane. Ważne jest również sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy nieaktualne informacje mogą w przyszłości utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się również, że w trakcie analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choćby nie są już potrzebne albo powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez modyfikacji może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.

Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet właściwie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, jeżeli osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy planowaniu przemian warto uwzględnić czas potrzebny na naukę a także okres, w którym pracownicy mogą jednocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować bieżące obowiązki. Nie za każdym razem również rozsądne jest wprowadzanie wszystkich zmian równocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych wycinków, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym istotne są też integracje z innymi narzędziami, sposób zamiany danych a także zakres dostępu poszczególnych użytkowników.

Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają również kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich między innymi zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków oraz sposób postępowania w sytuacji, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej z dokładnością zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej ocenić, czy niezbędna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym rozstrzygnięciem. Wdrożenia Comarch wymagają więc nie tylko pracy technicznej, lecz też analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. Szczególnie ważne staje się to wówczas, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnorakich etapach obsługi. W takim wypadku nawet niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może posiadać wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.

Źródło: erp optima łódź.